Administrative Specialist (Temporary) - Bilingual Required

Northwest Regional ESD | Hillsboro, OR

Posted Date 4/28/2021
Description To view the full job description, click on the link on the bottom right hand side of this posting.

Título del puesto:
Especialista Administrativo
Departamento: Professional Learning
Asignado Ubicación: WashingtonService Center
FTE: 1.0
Unidad de negociación: OSEA
Servicios de apoyo de sueldos: Rango F
Fecha de inicio: 06/01/2021

DECLARACIÓN DE MISIÓN DE NWRESD REGIONAL: En asociación con las comunidades a las que servimos, ESD regional del noroeste mejora el aprendizaje de los estudiantes al proporcionar acceso equitativo a servicios y apoyo de alta calidad.

Location: Washington Service Center
Department: Instructional Services
Salary: Support Services Salary Schedule, Range F
LIMITED TERM/TEMPORARY
FTE: 1.0
Start Date: 06/01/2021

**Bilingual in English/Spanish Required

NW REGIONAL ESD’S MISSION STATEMENT: In partnership with the communities we serve, Northwest Regional ESD improves student learning by providing equitable access to high quality services and support.

Descripción General:

El propósito principal de esta posición es realizar una variedad de tareas de soporte administrativo avanzado de considerable complejidad que requieren un conocimiento profundo de la organización, sus procedimientos y detalles operativos. Este puesto realiza trabajo administrativo y de secretaría que involucra procesamiento de textos, hojas de cálculo y entrada / recuperación de datos con una manipulación significativa para ayudar en la presentación de informes o el cumplimiento del Distrito y / o estatal y federal. También se requiere un extenso mantenimiento de registros en papel y electrónicos para un departamento o programa. Realiza una amplia variedad de tareas responsables, incluida la coordinación de la oficina o el programa. Se puede involucrar un contacto público considerable; Se espera que los empleados de esta clasificación empleen habilidad y juicio en la conducción de estos contactos dentro de las políticas y procedimientos establecidos.

En general, estas tareas requieren el uso de una o más soluciones de software NWRESD a un nivel avanzado de competencia y precisión, incluido un amplio conocimiento de todas las características disponibles del software y la capacidad de proporcionar solución de problemas para otros y / o actuar como un recurso o entrenador sobre las características y el uso. Este conocimiento más profundo de software específico se suma al uso efectivo del uso regular de múltiples plataformas requeridas al nivel esperado de los puestos de Asistente Administrativo. Además, los puestos en este nivel se distinguen de otros puestos por la variedad de tareas más complejas y variadas que requieren un conocimiento detallado de las funciones, políticas y procedimientos departamentales y de NWRESD con un mayor criterio independiente para coordinar las tareas asignadas. Esto incluye el ejercicio de un considerable juicio independiente, resolución de problemas y toma de decisiones al recibir, procesar, registrar y distribuir información para el cumplimiento estatal y federal y otros informes.

General Description:
The primary purpose of this position is to perform a variety of advanced administrative support duties of considerable complexity requiring thorough knowledge of the organization, its procedures and operational details. This position performs clerical and secretarial work involving word processing, spreadsheets, and data entry/retrieval with significant manipulation to assist in District and/or state and federal reporting or compliance. Extensive paper and electronic record-keeping for a department or program is also required. It performs a wide variety of responsible assignments including office or program coordination. Considerable public contact may be involved; employees of this classification are expected to employ skill and judgment in the conduct of these contacts within established policies and procedures.

Generally, these assignments require the use of one or more NWRESD software solutions at an advanced level of competency and accuracy, including extensive knowledge of all the available features of the software and the ability to provide troubleshooting for others and/or act as a resource or trainer on the features and use. This deeper knowledge of specific software is in addition to effective use of the regular use of multiple required platforms at a level expected of Administrative Assistant positions. Additionally, positions at this level are distinguished from other positions by the variety of more complex and varied tasks requiring detailed knowledge of departmental and NWRESD functions, policies, and procedures with greater independent judgment in coordinating assigned duties. This includes the exercise of considerable independent judgment, problem-solving, and decision-making in receiving, processing, recording, and distribution of information for state and federal compliance and other reporting.

Calificaciones: Para realizar este trabajo con éxito, un individuo debe ser capaz de realizar cada tarea esencial satisfactoriamente. Los requisitos enumerados a continuación son representativos del conocimiento, habilidad y / o habilidad requerida. Se pueden hacer ajustes razonables para permitir que las personas con discapacidad realicen las funciones esenciales.

  1. Un mínimo de 18 años de edad.
  2. Un mínimo de un diploma de escuela secundaria o el equivalente.
  3. Antecedentes y verificación de antecedentes penales
  4. Demuestra un alto nivel de comunicación / habilidades interpersonales.
  5. Capacidad para trabajar independientemente en tareas complejas.
  6. Capacidad para operar una variedad de equipos de oficina, incluyendo computadoras, copiadoras, fax y otros relacionados equipos o máquinas
  7. Poseer habilidades de organización para priorizar y gestionar eficazmente múltiples tareas, demostrando iniciativa y habilidades para resolver problemas
  8. Poseer experiencia con Microsoft Office Suite, incluidos Word, Excel, PowerPoint y Outlook
  9. Poseer experiencia con la entrada de datos.
  10. Capacidad para comprender y seguir la comunicación verbal y escrita.
  11. Fuerte conocimiento práctico de ortografía, puntuación, mayúsculas, uso de palabras y estructura de oraciones del idioma Inglés
  12. Capacidad demostrada para componer un producto terminado a partir de una copia aproximada o instrucciones verbales
  13. Registro de capacidad para trabajar eficazmente bajo presión y plazos ajustados.
  14. Capacidad para mantener la integridad de la información confidencial y poder responder con sensibilidad a las preguntas sobre asuntos de estudiantes, familia y personal
  15. Poseer una licencia de conducir válida de Oregon
  16. Las alternativas a las calificaciones anteriores que la Junta o la Administración consideren apropiadas y acceptable


Qualifications:

  1. A minimum of 18 years of age
  2. A minimum of a high school diploma or equivalent
  3. Background and Criminal History Verification clearance
  4. Demonstrates high level of communication/interspersonal skills
  5. Ability to work independently on complex tasks
  6. Ability to operate a variety of office equipment including computer, copier, FAX and other related equipment or machines
  7. Possess organizational skills for effectively prioritizing and managing multiple tasks, demonstrating initiative and problem solving skills
  8. Possess experience with Google drive/Gmail, Excel, Powerpoint
  9. Possess experience with data entry
  10. Ability to understand and follow verbal and written communication
  11. Strong working knowledge of spelling, punctuation, capitalization, word usage and sentence structure of the English language
  12. Demonstrated ability to compose a finished product from rough copy or verbal instructions
  13. Record of ability to work effectively under pressure and tight timelines
  14. Ability to maintain the integrity of confidential information and able to respond sensitively to questions about student, family and staff matters

Funciones Esenciales: Incluya lo siguiente. Realiza algunas o todas las siguientes tareas. Se pueden asignar otros deberes.

A. Proporcione una variedad de tareas administrativas y deberes de secretaría para que el Administrador asignado incluya: mantenimiento de calendario, programación de reuniones, asistencia con documentación, correspondencia, llamadas telefónicas, archivo en papel y electrónico, recopilación de datos, actas de reuniones y preparación para reuniones

B. Preparar, mantener y difundir de manera independiente registros / archivos; establecer y actualizar el manual y sistemas informatizados de mantenimiento de registros; retener y recuperar archivos, datos e información relacionada que requieren conocimiento de los procedimientos del departamento

C. Redacte, revise, edite y corrija documentos e informes en Word usando el inglés comercial correcto, incluyendo composición, ortografía, gramática, puntuación y formato de letra

Iniciar la finalización de informes periódicos y a pedido, según sea necesario para la correspondencia y cumplimiento u otro informe

D. Solicitud de proceso, reembolsos, órdenes de compra, facturas e informes, incluidos los correspondientes documentación y asegurar la aprobación apropiada y la codificación de la cuenta utilizando el sistema de software fiscal y funciones intermedias a avanzadas en Excel

F. Actualizar el sitio web para información específica del programa / departamento

G. Actualizar o desarrollar formularios para usar en la entrega de tareas asignadas

H. Asistir a otro personal para asegurar la eficacia del trabajo de NWRESD; esto puede incluir capacitar a otros empleados en aplicaciones, procesos o procedimientos avanzados

I. Amplia entrada y recuperación de datos detallados de los sistemas de software utilizados por NWRESD; entrena a otros en el uso de sistemas de software que requieren un conocimiento profundo y completo de todas las características del software

J. Compilar datos y preparar informes utilizando funciones avanzadas en soluciones de software utilizadas por NWRESD; incluyendo la recuperación y manipulación de datos en MS Excel para una variedad de propósitos tales como informes y monitoreo estatales y federales para el cumplimiento

K. Procesar documentos e informes presentados por otros empleados de NWRESD para precisión y cumplimiento, comunicarse con otro personal con respecto a las correcciones; difundir información a las partes apropiadas

L. Enlace con el distrito escolar componente y / u otras partes educativas para apoyar las funciones del programa y/o proyectos que incluyen informes regulares y registros de proyectos

M. Con el apoyo del administrador, accede al soporte de Asistentes Administrativos para apoyar el

finalización de tareas

N. Desarrolla y organiza procesos sistemáticos para gestionar cronogramas y cronogramas.

O. Asistir según lo solicitado con el registro de la reunión, la configuración y la limpieza.

P. Mantener un ambiente profesional tranquilo durante los momentos en que las interrupciones, interrupciones y un estrés

entorno interfiere con el flujo de trabajo

Q. Cultivar y modelar un ambiente de trabajo y aprendizaje respetuoso.

Essential Functions:

A. Provide a variety of clerical tasks and secretarial duties for the assigned Administrator to include: maintaining calendar, scheduling meetings, assistance with documentation, correspondence, phone calls, paper and electronic filing, collection of data, meeting minutes and preparation for meetings

B. Independently prepare, maintain, and disseminate records/files; establish and update manual and computerized recordkeeping systems; retain and retrieve files, data, and related information requiring knowledge of department procedures

C. Compose, reviews, edit, and proofread documents and reports in Word using correct business English, including composition, spelling, grammar, punctuation, and letter format

D. Initiate completion of regularly recurring and on-demand reports as needed for correspondence and compliance or other reporting

E. Process requisition, reimbursements, purchase orders, invoices, and reports including appropriate documentation and assuring appropriate approval and account coding using the fiscal software system and intermediate to advanced functions in Excel

F. Update website for program/department specific information

G. Update or develop forms for use in the delivery of assigned tasks

H. Assist other personnel in order to ensure efficacy of NWRESD work; this may include training other employees in advanced applications, processes, or procedures


I.Extensive detailed data entry and retrieval from software system(s) utilized by NWRESD; trains others on the use of software system(s) requiring deep and thorough knowledge of all of the features of the software


J.Compile data and prepare reports utilizing advanced features in software solutions used by NWRESD; including retrieval and manipulation of data in MS Excel for a variety of purposes such as state and federal reporting and monitoring for compliance


K. Process documents and reports submitted by other NWRESD employees for accuracy and compliance, communicating with other staff regarding corrections; disseminate information to appropriate parties


L. Liaison to component school district and/or other educational parties to support program functions and/or projects including regular reporting and check-in regarding projects


M. With the support of the administrator, accesses the support of Administrative Assistants to support the completion of tasks


N. Develops and organizes systematic processes to manage schedules and timelines


O. Assist as requested with meeting registration, set-up and clean up


P. Maintain a calm professional environment during times when interruptions, disruptions and a stressful environment interfere with the flow of work


Q. Cultivate and model a respectful work and learning environment

Empleador de igualdad de oportunidades

NNWRESD reconoce la diversidad y el valor de todas las personas y grupos. La política de NWRESD es que no habrá discriminación o acoso de individuos o grupos por motivos de raza, color, religión, género, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, origen nacional, estado civil, edad, estado de veteranos, información genética o discapacidad en cualquier programa educativo, actividades o empleo.

Se proporcionarán adaptaciones razonables para el proceso de solicitud y entrevista a solicitud y según se requiera de conformidad con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990. Las personas con discapacidades pueden comunicarse con el Director de Recursos Humanos al 503-614-1428 para obtener información o asistencia adicional. Las personas con discapacidad auditiva o del habla pueden comunicarse con el distrito para recibir asistencia a través del Servicio de retransmisión de telecomunicaciones de Oregon al 1-800-735-2900.

Equal Opportunity Employer


NWRESD recognizes the diversity and worth of all individuals and groups. It is the policy of NWRESD that there will be no discrimination or harassment of individuals or groups based on race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, national origin, marital status, age, veterans status, genetic information or disability in any educational programs, activities, or employment.

Reasonable accommodations for the application and interview process will be provided upon request and as required in accordance with the Americans with Disabilities Act of 1990. Individuals with disabilities may contact the Chief Human Resources Officer at 503-614-1407 for additional information or assistance. Speech/Hearing impaired persons may contact the district for assistance through the Oregon telecommunications Relay Service at 1-800-735-2900.



Listing Type
Jobs
Categories
Clerical/Administrative | Education | Temporary
Position Type
Temporary
Employer Type
Direct Employer

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